Achát - 2003,únor: "Městský úřad nově I. a II."

Městský úřad nově I.

Úvod

Učiňme nejprve malé ohlédnutí, úřad se totiž stal a stane jiným několikrát. Postupným přesunem do nové radnice (budovy bývalého soudu a berního úřadu) se totiž úřad nestane také novým, to spíše definitivním organizační a personálním ustálením v nastalých poměrech.

Vývoj

To, že Nová Paka je obcí s rozšířenou působností, je zásluhou Kuříkovy administrativy, která přes počáteční nezařazení do seznamu vybraných měst, zajistila pro Novou Paku toto v jistém smyslu povýšení. Obcí s rozšířenou působností s méně než 15 000 obyvatel je 20 (původně bylo stanoveno, že tyto správní obvody musí mít více než 15 000). Počtem obyvatel správního obvodu jsme tedy nadprůměrní v poslední desetině (celkem je 205 obcí s rozšířenou působností), pravost husarského kousku oceníme ovšem při pohledu na mapu správních obvodů obcí s rozšířenou působností, není mnoho menších.* Úmysl umístit některé odbory do kancelářské budovy u „silničky“ však naštěstí nebyl realizován.

Po volbách rozhodlo zastupitelstvo města, že radnice se přemístí do budovy zvláštní školy. Rekonstrukce započalo v druhé polovině roku a náklady okolo 12 mil. Kč jsou kryty státní dotací, která byla více než 15 mil. Kč. Nadále se však objevují hlasy, že měla být rekonstruována budova č. p. 1. Proti přesunu hovoří tradice umístění radnice a také její určitá stavební dominace důležitějšímu náměstí. Autor článku čistě subjektivně cítí, že pro úřední účely je dispozičně vhodnější nová budova (malé kanceláře a dobře přístupné). Velikost dosavadní radnice, nevzhlednost interiérů (vzpomeňte jen schodiště) a její neuspořádanost jsou tedy důvody odchodu. Základním důvodem je tedy kapacitní nedostatečnost staré radnice, některé odbory pracovaly v provizorních prostorách, jiné se do ní ani nevešly, alternativou přesunu bylo rozmístění úřadu do více budov. Při tomto rozdělení by některé agendy byly vykonávány i v budově zvláštní školy, která by tedy byla dílem pro úřad a dílem pro základní uměleckou školu. Systematičtější je úplná výměna – úřad za uměleckou školu.

Bez ohledu na přesun začaly na Masarykově náměstí hned 1. ledna 2003 pracovat některé nové odbory (životní prostředí, školství) a jiným přibyla agenda (živnostenský odbor). Město Nová Paka plnilo působnost obce s rozšířenou působností tak na 80 %, když velmi omezeně byly plněny úkoly na úseku dopravy a také další agendy (pasy) pro nás zastával na smluvním základě Městský úřad v Jičíně.

Teď, k 1. lednu 2004 (de facto k 12. lednu 2004) poskytujeme plný servis obce s rozšířenou působností (srovnej s Hořicemi kde se nevyřizuje doprava).

Již v úvodu jsme zmínili, že úřad není budova. Základním ukazatelem úřadu je kvalita a počet úředníků (tedy v tomto pořadí). Druhým faktorem je organizace jejich práce, zejména jejich rozmístění do odborných skupin pro jednotlivé agendy (zákon pro ně používá pojem odbor). Až při dobré konstelaci těchto tří faktorů lze vést diskusi o budově a jejím vybavení.

Zvýšení kvalitu výběru přinesl zákon č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků, který však paradoxně snížil vliv města na výběr úředníků, přinesl však nestranící a objektivní procedura výběru mezi kandidáty. Na nás tedy (při vyřešení otázky umístění kanceláří) zůstává rozhodnutí o počtu úředníků a organizační struktuře.

Počet úředníků

Není mnoho právních omezení pro minimální a už vůbec žádné pro maximální počet úředníků. Respektovat snad musíme příspěvek na výkon státní správy, který je dimenzován na 27 úředníků. Naší zásadní povinností je však zajištění státní správy v rozsahu zákonem uloženém a ve standardní kvalitě (nemusíme být tedy nadstandardně aktivní).

Pro základní orientaci bylo dobře nejprve shromáždit data z jiných obcí, které rozšiřovaly vykonávanou státní správu a na základě jejich zkušeností směřovat další úvahy (viz tabulka). Byli sumarizovány data ze všech obcí s méně než 15 000 obyvateli ve správním obvodu, které tyto údaje zveřejňovaly na síti. Tato města také nebyla sídly okresů, přičemž teď jsou pověřeny výkonem státní zprávy v rozšířeném rozsahu.

Ze srovnání si každý čtenář může vytvořit názor, Nová Paka je počtem obyvatel mezi malými nadprůměrná, celkovým počtem úředníků je však pouze mírně (o vlásek) nadprůměrná, celkový počet úředníků v počtu 52 o jedna nad průměrem, počet úředníků vykonávajících státní správu při počtu 36 je nad průměrem o 1,5. Při porovnání nadprůměrů můžeme konstatovat ,že nadprůměrnost v počtu obyvatel (o 6,7 %) je vyšší než nadprůměr v celkovém počtu obyvatel (2,0 %). V přepočtu na jednoho občana máme tedy úředníků podprůměrně.

Jedná se však o pouhou komparaci, ta nemusí vůbec signalizovat nadbytečnost úředníků, je možné, že ostatní města mají přebytek úřednictva a my, že ho máme nižší. Autor zejména vzhledem k porovnání minimálních hodnot v jednotlivých odborech doporučuje směřovat další kroky k počtu 50 úředníků.

Pokračování

Délka příspěvku pro časopis Achát je omezována (oprávněně) nelze tedy jinak než ponechat dokončení výkladu příštímu číslu. V něm pak bude místo pro organizační schéma úřadu (soustavu odborů), a jaksi navíc snad i pro pojmoslovný rozbor názvů odborů.

Žádáme občany, aby organizačnímu výboru poskytli svoje názory na situaci v nové radnici (rozmístění kanceláří). Po ukončení stěhování s tím již nehneme. Mimo otázky situační chceme znát názory občanů na jakékoliv aspekty chodu úřadu, vysokou informační hodnotu mají především záporně koncipované zprávy.

Rudolf Cogan

člen organizačního výboru

* Menší než Nová Paka s 97 m² (a 13 524 obyvateli) je Varnsdorf s 89 m² (20 890), Česká Třebová s 80 m² (19 439), Kuřim s 77 m² (17 241), Železný Brod s 74 m² (12 289), Orlová s 70 m² (49 389), Český Těšín s 54 m² (30 022) a Bohumín s 48 m² (30 331). Obecně platí, že pokud je správní obvod malý, tak je alespoň dostatek obyvatelstva. Nesystémovým extrémem je jak vidíme Železný Brod, my jsme druzí odzadu při spojení obou kritérií.

Tabulka – srovnání počtu úředníků podle klasifikačních odborů v nejmenších obcích s rozšířenou působností

^obec^odbor	KAN	FIN	MAJ	SPR	ŽIV	SOC	ŠKO	EKO	STA	DOP	Σ/STS
Králíky - 9 500 obyvatel	6	4	6	5	3	7	3	5	3	3	⁴⁵/₂₉
Náměšť nad Osl.- 14 099	7	6	6	5	4	8	2	6	7	4	⁵⁵/₃₆
Konice - 11 720	5	5	4	5	5	8	2	5	5	4	⁴⁸/₃₄
Vítkov - 14 308	8	6	0	7	2	12	0	4	4	4	⁵⁰/₃₆
Odry - 13 258	6	7	7	7p	2	8	2	6	4	8	⁵⁷/₃₇
Votice - 11 970	5	6	3	5	3	5	6	5	5	5?	⁴⁷/₃₄
Týn nad Vlt. - 13 592	7	7	8	5	4	8	1	5	5p	6p	⁵⁴/₃₂
Vodňany - 10 981	7	5	3	5	4	5	2	4	5	5p	⁴⁵/₃₀
Horažďovice - 12 258	7	5	4	5	3	6	3	5	5	5	⁴⁸/₃₂
Blovice - 10 946	5	6	4	2vs	5	8	2	5	5	5?	⁴⁷/₃₂
Kraslice - 14 106	7	6	8	6	4	12	2	6	6	6	⁶⁵/₄₄
Železný Brod - 12 008	6	7	4	6	5	5	6p	5	5	6	⁵⁵/₃₈
Nová Paka - 13 294	7	6	6	6	4	7	3	4	5	5	⁵²/₃₆
průměr - 12 464	6,3	5,8	5,2	5,2	3,7	7,7	2,8	5,1	4,9	5,1	⁵¹/_34,5
minimum - 9 500	5	4	3	5	2	5	1	4	3	3	⁴⁵/₂₉
maximum - 14 308	8	7	8	7	5	12	6	6	7	8	⁶⁵/₄₄

Úředníci byli sečteni podle modelových odborů, zde jsou jejich zkratky.

KAN tajemník a všeobecná agenda úřadu

FIN finanční odbor

MAJ správa majetku obce, rozvoj obce

SPR občanské průkazy, pasy, přestupky (včetně dopravních – p), matrika a evidence obyvatel

ŽIV živnostenský odbor

SOC odbor sociálních věcí

ŠKO odbor školský, kultura, někdy památková péče (p)

EKO odbor pro životní prostředí)

STA stavební odbor, někdy památková péče (p

DOP dopravní odbor, někdy dopravní přestupky (p)

STS státní správa

Další použité zkratky:

? odhad potřeby, snad veřejnoprávní smlouva

VS veřejnoprávní smlouva

Městský úřad nově II.

Úvod

V únorovém čísle jsme učinili malé ohlednutí za vývojem, stanovili vůdčí zásady pro organizační výstavbu městského úřadu a na základě komparace doporučili celkový počet pracovníků.

Dnes přistoupíme k úvahám o rozmístění úředníků a agend do odborů.

Odbory úřadu

Městský úřad je funkčním konglomerátem (slepencem). Je na jedné straně správním úřadem, vykonává státní správu, na druhé straně však plní i vlastní úkoly obce – samosprávné, např. udržuje nemovitosti města. Tomu bude odpovídat i členění úřadu, některé jeho části (odbory) budou plnit jen jeden druh úkolů, jiné i jejich kombinaci. Zákon o obcích výslovně požaduje, aby úřad byl členěn na odbory a oddělení. Nestanoví však, že úřad musí být členěn a už vůbec ne jak má být členěn. O členění pak rozhoduje rada obce, není-li zřízena, rozhodne zastupitelstvo.

V Nové Pace pak byl již dříve (před reformou) zřízen

finanční odbor,

investiční odbor,

odbor místního hospodářství,

odbor organizačních a vnitřních věcí,

odbor výstavby a územního plánování,

obecní živnostenský úřad a

odbor školství a kultury.

Jaksi mimo odbory pracovala kancelář vedení města. Před reformou bylo na úřadě v Nové Pace celkem 32 pracovníků v 7 odborech. Reforma si vyžádala zvýšení počtu pracovníků úřadu na 52, zároveň pak nastává potřeba určité reorganizace, zejména zřízení nových odborů. Nová Paka totiž vykonává nově i agendy, které doposud zastával jen okresní úřad. Jak výše uvedeno, vzhledem k tomu, že je suverénní vůlí našeho města jaké toto rozdělení bude, otevírá se prostor pro úvahy. Ty mohou být vedeny v těchto okruzích:

a) které agendy tu vlastně jsou,

b) do jakých odborů a oddělení je třeba úředníky vykonávající tyto agendy nějak racionálně poslučovat,

c) kolik úředníků má tu kterou agendu uskutečňovat a

d) jak vzniklé odbory a oddělení nazvat.

Agendy

Ve vlastní působnosti města se jedná o tyto velké agendy – informování a styk s občany, organizace společenského života, pomoc pro práci ostatních orgánů města (zejména samosprávných), právní vztahy města, rozpočet, účetnictví, správa finančních zdrojů, kontrola, rozvoj města, správa hmotného majetku a řízení příspěvkových organizací města.

Ve státem přenesené působnosti pak rozdělení vyplývá ze zákonů upravujících jednotlivé úseky státní správy – tedy ze stavebního zákona, živnostenského zákona, krizového zákona, přestupkového zákona, zákona o památkové péči, ze zákonů upravujících ochranu jednotlivých složek životního prostředí (půda, ovzduší, lesy apod.), dopravní zákony na jedné straně upravují podmínky pro provoz na silnicích a za druhé i správu silniční sítě, školský zákon je doplňován zákonem o státní správě a samosprávě ve školství a zákonem o školských zařízeních, sociální péče je rozložena také do více zákonů, více zákonu upravuje evidenci obyvatelstva a související úkoly (např. vydávání dokladů nebo uzavíraní manželství), úřad také ověřuje kopie listin a podpisy. Oba výčty jsou určitě neúplné a vyjadřují spíše omezený pohled autora, s vynecháním méně zásadních agend. V každém případě se zdá, že kombinací je nepřeberně, pokud nepřipustíme, že každá agenda má mít vlastní odbor. V praxi musíme přistoupit k racionalizačnímu slučování.

Co rozhoduje o konkrétním rozložení do odborů? Předně tradice, málokdo je obvykle ochoten uskutečnit zásadní reformu a tak se agendy různě přidávají a přehazují, a označení odborů se tím někdy významově vyprazdňuje. Dále působí názory autorit – tedy především ministerstva vnitra, jiných, jaksi vzorných měst a dále i teoretiků. Určitě je také důležitý názor a vazby uvnitř konkrétního personálu úřadu. Pravidlem by měla být určitá velikost odboru, dvoučlenný odbor už nezaručuje zastupitelnost, tři nebo raději čtyři pracovníci je tak minimum.

Rozdělení do odborů

Z výše uvedeného seznamu agend rezultují naprosto pevné odbory, které jsou v našich podmínkách nediskutovatelné a jejichž agenda je tak rozsáhlá a evidentní, že splňuje podmínku alespoň tří úředníků:

a) finanční odbor - rozpočet, účetnictví, správa finančních zdrojů,

b) majetkový odbor - správa hmotného majetku a řízení příspěvkových organizací města,

c) evidence obyvatel (správní odbor),

d) stavební odbor,

e) sociální odbor,

f) odbor životního prostředí,

g) živnostenský odbor a

h) dopravní odbor.

To je tedy kostra úřadu, kterou lze doplnit o odbor – kancelář (resp. kancelář tajemníky, může však být i kancelář starosty nebo kancelář úřadu), která zajišťuje chod úřadu, včetně všeobecných služeb samosprávě a občanům.

Teď k těm agendám, která nám zůstaly. Půjdeme podle výše uvedeného seznamu agend, vynecháme již ty které byly nasměrovány. Právní vztahy? Ty by měly být tam kde je právník a nezáleží na tom, v kterém to je odboru. Kontrola – zdálo by se logické přidat ji k financím, tím bychom však snížili efektivitu kontroly činnosti finančního odboru. Kontrola by tak měla být zcela mimo odbory (pod vedením někoho mimo úřad – např. kontrolního výboru), vždy však alespoň v odboru, který nekoná kontrolovanou činnost a sám přitom kontroluje – snad připadá v úvahu živnostenský odbor (ten už kontroluje profesionály v jiné branži – podnikatele). Rozvoj města? Může být v odboru majetkovém, ale některá města jej dávají i do stavebního odboru, u nás je zatím v odboru investičním a ten by měl být se stávajícím odborem místního hospodářství sloučen právě do odboru majetkového.

Na úseku přenesené působnosti nám zbývá krizové řízení – to bývá přiřazováno kanceláři tajemníka, je to však pohyblivá složka a lze ji přiřadit tam kde je vhodné personální obsazení odboru. Přestupky? Každý odbor může vyřizovat přestupky a správní delikty na svém úseku. Lépe je však soustředit správní trestání do rukou odborníka, nejlépe zkušeného právníka, na odbory nehleďme. Památková péče? Někde ji vykonávají stavební odbory – má to svou logiku, památky jsou především stavby. V jiných městech se to přidává do konglomerátu školství + kultura + památky. Památky jsou pak popelkou, každý preferuje živou kulturu a na mlčenlivé svědky minulosti nejsou peníze ani úsilí. Školství v nejmenších městech není na odbor – nesplňuje podmínku třech pracovníků. Může být přiřazeno k finančnímu odboru, jedná se hlavně o peněžní toky, případně k jinému odboru – např. správnímu. My volíme cestu samostatného odboru konglomerátního typu, není to však řešení 100%. Kopie listin a ověřování podpisů; to padá logicky pod kancelář tajemníka, výkon v jiném vhodném odboru není vyloučen. Je to vhodná agenda na doplnění vytížení.

To vše znamená, že k výše uvedeným odborům nám přibývá školský odbor, který se stane úřadem pro školství, památky a řízení městských kulturních zařízení. Měl by také převzít odpovědnost za podporu společenského života. Ostatní agendy dokážeme podle předestřených zásad rozdělit mezi výše zmíněné odbory.

Počet úředníků v odborech

Počet úředníků v odborech nemá zákonnou úpravu, je tedy na nás jakou cestou se dáme. Bohužel není exaktních měřítek pro zjišťování kvality a množství práce úředníků. Pro město je důležitý faktor sledovaný u automobilů – tzn. výkon ku ceně. Od státu totiž dostáváme pevně stanovený příspěvek na chod úřadu a je jen na nás jak s ním naložíme. Čím méně vydáme, tím více nám zůstane.

Určitou vizí je malý úřad se vzdělanými a zkušenými úředníky, kteří zvládnou hodně práce, a jsou za ni nadstandardně odměňováni. Důležité je, aby nedělali práci pro práci, ale zejména to co přinese užitek obci. To je pak otázka loajality k městu.

Při rozdělování celkového počtu úředníků do odborů je nám pomůckou orientační statistika z nejmenších měst s rozšířenou působností. V ní vidíme stav v Nové Pace, průměr hodnot, nejmenší a největší hodnotu. Zkratky znamenají názvy odborů – SPR je správní odbor, ŽIV je živnostenský odbor, ŠKO je školství (vč. památkové péče), EKO je životní prostředí. Nová Paka se může pohybovat na průměru.

^obec^odbor	KAN	FIN	MAJ	SPR	ŽIV	SOC	ŠKO	EKO	STA	DOP
Nová Paka - 13 294 ob.	7	6	6	6	4	7	3	4	5	5
průměr - 12 464	6,3	5,8	5,2	5,2	3,7	7,7	2,8	5,1	4,9	5,1
minimum - 9 500	5	4	3	5	2	5	1	4	3	3
maximum - 14 308	8	7	8	7	5	12	6	6	7	8

Názvy odboru

Názvy odboru by měly být co nejkratší, název odbor výstavby a územního plánování nikdo nepoužívá, každý chodí na „stavební“ nebo spíše na „výstavbu“. Je třeba rezignovat na úplný výčet agend v názvu - typu odbor školství, kultury a památkové péče. Je třeba zvolit převažující agendu a ostatní do odboru přidat bez nároku na uvedení v názvu, postačuje uvedení na dveřích. Oponenti budou argumentovat tím, že pro zpravení neznalého je lépe vypsat to již do názvu. Někdy snad, není to však názorem autora.

Největší potíže nastanou u evidence obyvatel a spojených agend (občanky, manželství etc.), tam se k solidnímu všeobjímajícímu názvu nedobereme. Praxe dosud volila „organizační a vnitřní věci“, snad z popudu ministerstva. Toto označení je však náležité pro agendu kanceláře tajemníka – ta má na starosti vnitřní správu úřadu a organizaci práce všech orgánů města. Máme tedy otevřený prostor pro diskusi – evidenční odbor? (cizí slovo a ne moc vhodné), odbor pro průkazy?, všeobecně-správní odbor? K rozumnému výsledku, zdá se, nelze se dobrat. Můžeme si vypomoci nějak neutrálně – např. „správní odbor“. Nevýhodou je neurčitost, každý odbor přece spravuje! Musíme však porovnávat je lepé mít „odbor organizačních a vnitřních věci“ nebo „správní odbor“. Druhé řešení zdá se přeci jenom příznačnějším.

Musí být slovo odbor v názvu? Zákon to nepřikazuje. Lze si tedy představit i název odboru typu „doprava“ nebo „finance“. Slovo odbor nemá v názvu velkou informační hodnotu, každému je při spojení s úřadem hned jasné o co jde. V oficiálních názvech „odbor“ ponechme, můžeme ho však vynechávat při komunikaci – např. v informačním systému, na cedulku s šipkou stačí napsat „finance“. Slovo „odbor“ nemusí vůbec obsahovat název kanceláře tajemníka, i když i ta je odborem.

Dopravní odbor, odbor dopravy nebo odbor pro dopravu? O tom rozhodne jazykový cit. Pro ministerstva byl použit přívlastek neshodný – ministerstvo vnitra. Ovšem třeba „odbor financí“ nemá tradici. Autor pokud by to šlo, byl by spíše pro přívlastky shodné, pokud by to nepůsobilo komicky, viz kulturní odbor. V takových případech je pak klíčem přípona, to už je však téma nad rámec těchto elementárních úvah. Problémy nastávají u víceslovně označovaných agend – typ životní prostředí. Převod do přívlastku shodného je asi možný (např. prostřednictvím cizího slova), ne však užívaný a srozumitelný.

Velké nebo malé písmenu na začátku názvu? Vzhledem k tomu, že se nejedná o samostatný úřad, tedy samostatnou osobu v právním slova smyslu, je třeba trvat na malých písmenech na začátku názvu. Je otázkou zda samostatnou osobou je vůbec městský úřad. Dříve nebylo možné „městský úřad“ žalovat, soudní judikatura však postupně dospěla k tomu, že lze městský úřad zažalovat, pro soud je však žalováno samo město. Veřejnost (bohužel) pojmově zaměňuje město a městský úřad (a také budovu městského úřadu s radnicí). Zákon o obcích určuje, že písemnosti vyhotovené v přenesené působnosti se označují „Městský úřad“. Tam tedy máme velké písmeno předepsáno zákonem.

Závěr

Označení částí městského úřadu je naprosto okrajovým problémem a život občana ovlivňuje minimálně. Teď při reformě je však chvíle, kdy lze tyto věci pořádně nastavit, setrvačnost pak je bude držet léta. Existují města, ve kterých se názvy zabývají k tomu ustavené orgány města (např. pojmoslovná komise rady města Trutnova). Nechť i v Nové Pace dojde ke kritickému posouzení dalších kroků na tomto poli ze strany jazykovědně zručných.

Omezení délky příspěvku v Achátu nedovoluje rozvinout anoncované téma financování městského úřadu, ponechme je tedy třetímu pokračování.